Cuantas veces confeccionó sus presentaciones de marketing, de ventas o financieras horas previas a la reunión..Tal vez la noche anterior en casa con la laptop y restando horas de sueño. En el avión que lo lleva al lugar de la conferencia o en el aeropuerto mientras espera su vuelo de conexión..
Estas son las encrucijadas de la vida moderna, de los negocios globales y del trabajo en compañías multinacionales donde no alcanzan las 24 hs del día para realizar todas las tareas que nos apremian.
Cuando caemos en confeccionar la herramienta de comunicación a último minuto, perdemos de vista el mensaje y la forma en la que lo expresamos por el LLEGAR A TIEMPO! Perdiendo calidad y eficacia en un momento que no se va a repetir..En una oportunidad que no nos van a dar de nuevo (para justificar un aumento en el presupuesto de marketing, para incrementar la fuerza de ventas, para presentar una nueva idea de producto o un plan de negocios)…
Muchas veces el trabajo de varias semanas o meses se malogra por perder la oportunidad de exponerlo correctamente…
A continuación algunos consejos para llegar con una presentación de alto impacto en el momento preciso:
Maximice la eficacia en su recurso preciado: el tiempo
Concéntrese en lo que desea comunicar primero y no se siente a escribir en Powerpoint hasta que no tenga resuelto que es lo que va a decir y con qué información de soporte va a contar..
Aprenda a delegar correctamente
No es necesario que Uds. sea quien confeccione el Powerpoint. Una vez que cumplimentó el paso anterior, puede delegar la preparación de las herramientas en una asistente eficiente que cuente con habilidades informáticas y buen criterio, o con el Dpto. de Marketing o bien puede delegar en consultoras especializadas, como AC Consulting , que inclusive pueden brindarle valor agregado a su presentación haciendo un relevamiento previo a través de una entrevista y optimizando la elaboración del mensaje (es decir, tercerizando el proceso y haciendo el trabajo por Ud.)
Estilo: Este es un tema muy importante a tener en cuenta para lograr alto impacto. Nadie mejor que Ud. conoce cuáles son sus fortalezas y debilidades. Explote sus virtudes en este ámbito eligiendo el estilo con el que se sienta cómodo y seguro. Por ejemplo, no elija el humor para romper el hielo si Ud. no es bueno contando chistes.. Tal vez una anécdota que venga a lugar sea mucho más efectiva para un estilo formal..
Es muy efectivo el uso de expectativas para mantener la atención y NO brindar toda la información de golpe o procesada para dar tiempo a que el auditorio la adopte como propia.
Tono de voz: Busque hablar en un tono vivaz, sin gritar y transmitiendo confianza. Si Uds. es de esas personas que habla muy rápido, busque modular y hablar más pausado durante su presentación. Evite el tono monocorde, un buen recurso para salir de esta trampa es hacer preguntas e interactuar con el auditorio.
Auditorio: Concéntrese en a quién está dirigido el mensaje cuando al elija el tipo de comunicación. Busque un estilo donde se sienta cómodo y logre la atención del público al mismo tiempo que transmita respeto. Tenga en cuenta que a la mayoría de las personas no les gusta que le digan lo que hay que hacer, busque alternativas y presente la información de forma tal que el auditorio sea el que saque las conclusiones y llegue a accionar en consecuencia
Recursos Audiovisuales
El formato más utilizado en el mundo de los negocios es la presentación Powerpoint. Esta resulta una herramienta muy eficiente si se aplica adecuadamente.
Los errores más comunes:
- El formato de la presentación compite con el contenido: estilos de plantilla demasiado elaborados o cargados con dibujos alusivos donde el auditorio termina prestando más atención al recurso técnico utilizado (la animación, la foto, etc.) que al mensaje. Busque el equilibrio, muchas veces lo sobrio y elegante dice más que mostrar todas las técnicas disponibles..
- Colores de fondo muy fuertes, oscuros y contrastantes: evite los colores muy oscuros o contrastantes que irriten la vista o cueste leer (ej. letras rojas sobre fondo azul). Respete los códigos pre-establecidos para comunicar determinados eventos (ej.: alarma en rojo, advertencia en amarillo y éxito en verde). También es aconsejable tener en cuenta las emociones que transmiten o favorecen los colores para elegir su utilización según el estilo e ímpetu que quiera darle a su presentación (naranja=energía-vitalidad, azul=serenidad, verde=esperanza-éxito, rojo=pasión)
- Tamaño y formato de la letra en las diapositivas: el tamaño mínimo de letra que debiera utilizarse en una presentación Powerpoint es 14 y solamente para las notas o fuentes de información. Tenga en cuenta que las personas que están al final de la sala puedan leer sus textos. Utilice tipografía standard y de fácil lectura como Arial. No utilice demaciados colores de letras ni subrayado o negrita en exceso. Utilice este mecanismo para resaltar solamente las ideas fuerza de la dispositiva o conceptos que no quiere que pasen desapercibidos. Utilice letra banca sobre fundos oscuros (ej: letra blanca sobre fondo celeste es una muy buena combinación) y viceversa letra oscura sobre fondos blancos.
- Exceso de información: es muy común ver en presentaciones de ejecutivos que todos los datos disponibles los vuelquen directamente en el Powerpoint. En primer lugar, el exceso de datos hace perder el hilo del mensaje y en segundo lugar, si todo lo que el auditorio tiene que saber está escrito..para qué está el orador? Sería más conveniente que cada uno lo lea cuando lo considere conveniente, pero esa no era el sentido de la reunión.. Convenientemente queremos tener la exposición para llevar a la acción a la audiencia, por eso bueno si breve..dos veces bueno! Considere como regla no colocar más de 5 o 6 líneas por diapositiva ni más de dos gráficos. Separa los gráficos de las conclusiones. Ud. siempre tiene la posibilidad de ofrecer ampliar la información a través de un documento anexo.
- Consistencia del mensaje: revise muy bien que las conclusiones se desprendan de la información que ha mostrado durante el transcurso de su presentación y no que las fuentes se transformen en relleno de la misma. No olvide revisar la consistencia de cada uno de los datos que suministre, no sería la primera vez que se presenta un gráfico de torta mostrando un market-share donde sus partes suman 95% o 110%..
Recursos Técnicos
Para que nada lo tome por sorpresa chequee los siguientes ítems previamente a la presentación:
- Fundamental confiar en la Laptop con carga total de batería y contar con los cables para conectarla al suministro de corriente de la sala. Incluya en el bolso adaptadores en caso de que las fichas de la laptop no coincidan con los tomas disponibles en la sala.
- Puntero laser y/o dispositivo para pasar automáticamente las diapositivas (nadie mejor que uno para dar el tiempo adecuado o saltear una diapositiva que no sea conveniente mostrar debido al clima que se generó en la sala)..
- Averigüe de antemano si va a disponer de cañón en la sala y de los cables adecuados para conectar su laptop. Lleve siempre un backup de la presentación en un CD y/o Pen Drive. Si no va a contar con un cañón realice las impresiones necesarias para cada uno de los participantes pueda seguir su discurso si tuvieran dificultad para leer la pantalla.
No hay nada mejor para un buen orador que sentirse confiado en lo que va a transmitir y en que cuenta con todos los recursos para que nada quede librado a la improvisación!
Andrea Consolini
Directora de AC Consulting
para Tendencia Comercial